Vad är återkommande ärenden?
Med funktionen återkommande ärenden kan en administratör skapa regler som gör att ärenden skapas automatiskt enligt ett angivet datumintervall.
Det kan till exempel användas för:
- andra regelbundna arbetsuppgifter eller händelser i verksamheten.
- återkommande servicearbeten
- ronderingar
Hantera återkommande ärenden
Hitta återkommande ärenden
Du hittar återkommande ärenden genom att klicka på Administration på huvudsidan och därefter på Återkommande ärenden i administrationsmenyn.
Översikt
Återkommande ärenden visas i en tabell med fritextsökning och möjlighet att sortera på valfri kolumn.
Lägg till eller redigera återkommande ärenden
Här kan man göra följande:
- Intern benämning
Den interna namnsättningen för det återkommande ärendet. Välj ett namn som gör det enkelt att hitta ärendet vid framtida ändringar, till exempel “Kund ABC – Rondering – Höst” eller “Kund ABC – Maskin 1 – Årlig service”.
- Kund
Välj vilken kund ärendet ska kopplas till.
- Koppla objekt
Om ni använder objektsmodulen kan ni här välja ett eller flera objekt som ska kopplas till ärendet.
- Koppla objekt med taggar
Objekt kan ha en eller flera taggar. Alla objekt som har de valda taggarna kopplas automatiskt till det återkommande ärendet.
- Kategori
Välj ärendekategori.
- Namn / Telefon / E-post
Fyll eventuellt i kundens kontaktuppgifter. - Ärendeklass
Välj klassificering för ärendet. - Hanteras av
Välj vilken användare som ska tilldelas ärendet när det skapas. Ni kan även välja att skicka en avisering till användaren. - Rubrik
Ange ärendets rubrik. - Beskrivning
Ange beskrivningstext för ärendet. - Ärendetaggar
Lägg till taggar för att förenkla sortering och hantering. - Intervall
Här anger ni hur ofta ärendet ska skapas.
1. Veckodag – Välj en eller flera veckodagar (måndag–söndag) och ange hur många veckors intervall ärendet ska skapas.
2. Dag/månad – Välj en dag i månaden och ange hur många månaders intervall ärendet ska skapas.
3. Första datum – Ange datum och tid då ärendet ska skapas första gången. Därefter räknar systemet automatiskt fram nästa tillfälle enligt det valda intervallet. - Extern länk
Markera detta alternativ om kunden ska kunna få extern åtkomst till ärendet. - Checklista
Välj en checklista som automatiskt läggs till när ärendet skapas. Läs mer om checklistor här. - Makro
Ett makro kan köras automatiskt när ärendet skapas. Läs mer om makron här.