Vad är kategori?
En kategori används för att organisera och strukturera ärenden i systemet. Alla ärenden måste kopplas till en kategori.
Kategorin beskriver vilken typ av ärende det handlar om, till exempel felanmälan, installation, support eller garantiregistrering. Genom att använda kategorier blir det enklare att sortera, filtrera och följa upp olika typer av ärenden.
Till varje kategori kan du även lägga till extra fält för att samla in mer specifik information. Dessa kan bestå av:
- upp till 10 extra textfält
- rullistor med fördefinierade val
- rullistor kopplade till underregister (med en eller två nivåer)
Underregister administreras i avsnittet Underregister och gör det möjligt att skapa strukturerade valalternativ som kan användas i kategorier.
Obs!
I vissa system kan kategori ha en annan benämning.
Hantera kategori
Hitta kategori
Du hittar kategori genom att klicka på Administration på huvudsidan och därefter på kategori i administrationsmenyn, där du kan lägga till eller redigera kategori.
Överblick
Kategorier visas i en tabell med fritextsökning och möjlighet att sortera på valfri kolumn.
Lägg till eller redigera kategori
Klicka på en befintlig kategori i listan ovan eller på knappen ”Ny kategori”.
Här kan man göra följande:
- Namn på kategori
Ange namnet på den nya kategorin. - Underregister
Här kan du välja ett underregister som ska kopplas till kategorin. När kategorin används i ett ärende visas underregistret som en rullista med valbara alternativ.
Underregister skapas och administreras i avsnittet Underregister. - Visa översättningsfält
Aktivera detta alternativ om du vill ange en engelsk översättning för kategorinamnet och/eller extrafälten. Fälten kan lämnas tomma om översättning inte behövs. - Extrafält för kategori
Här kan du skapa upp till 10 extrafält som är specifika för denna kategori. Dessa fält kan användas för att samla in ytterligare information i ärenden som använder kategorin. - Anpassade fält
Textfält som kan användas för att ange anpassad information, till exempel för en specifik funktion eller annan intern användning. - Tillgänglighet
Bestämmer om kategorin ska vara tillgänglig för alla kunder i systemet eller endast för specifika kunder.
Extrafält
Här kan du fylla i extrafälten som är kopplade till kategorin. Dessa fält visas i både nya och befintliga ärenden där kategorin används.
Om samma extrafält används i flera kategorier rekommenderas att de placeras på samma fältposition. Till exempel kan Fältnamn 1 ha samma namn och funktion i alla kategorier där det används. Detta gör det enklare att hålla strukturen konsekvent och överskådlig.
Extrafält kan även ha en rullista med fördefinierade attribut kopplade till sig. Dessa attribut kan sedan väljas i ärenden där kategorin används.
Obs!
Om du ändrar namnet på ett extrafält påverkar detta även historisk data i ärenden. Det beror på att det är fältets nummer som styr hur informationen lagras i systemet, inte själva namnet.
Det innebär att om till exempel Fältnamn 1 tidigare hette Serienummer och du ändrar namnet till Modell, kommer historiska ärenden fortfarande att innehålla värden som registrerades när fältet hette Serienummer, även om fältet nu visas med namnet Modell.
Kund koppling
Här kan du välja vilka kunder som ska vara tillgängliga i kategorin.
Som standard är kategorin kopplad till alla kunder. Om du klickar på switchen kan du istället välja specifikt vilka kunder kategorin ska vara kopplad till.
Kunder som kategorier inte ska vara kopplad till ska ligga under Valbara.
De kunder som kategorin ska vara kopplad till flyttas till Valda.
Använd pilarna för att flytta kunder mellan listorna. Man kan markera flera samtidigt.
Du kan markera flera kunder genom att hålla in CTRL när du klickar på kundnamnen, på detta sätt slipper du flytta över en i taget. Det går också bra att markera första kunden i listan och sedan hålla in SHIFT och då markera den sista i listan (på så sätt markeras alla kunder). Även CTRL + A går att använda för att markera alla om du har fokus i listan.
Kopiera kategori
Du kan även kopiera en befintlig kategori. Då skapas en ny kategori som innehåller samma inställningar som den ursprungliga.
Följande information kopieras:
- alla textfält
- översättningsfält
- extrafält och tillhörande listor
- kopplade kunder
Den nya kategorin får automatiskt namnet Kategorinamn (kopia).
Om ni har flera kategorier med samma extrafält rekommenderar vi att ni använder kopierafunktionen för att undvika att man döper extra textfälten olika samt har dom på olika platser.
Användning i ärenden
Kategori
Här kan du välja vilken kategori ärendet ska kopplas till.
Klicka på dropdown-menyn Kategori och välj den kategori som ska hantera eller vara kopplad till ärendet.
Extrafält
Så här visas rullistan i ärenden utifrån listan Fabrikat.
