Kund

Vad är kund?

En kund är den person eller organisation som ett ärende är kopplat till i systemet.

Genom att koppla ett ärende till en kund blir det enklare att hålla reda på vilka ärenden som tillhör samma person eller företag. Kunden fungerar därför som en central punkt där information och historik kan samlas.

En kund kan till exempel innehålla information som:

• namn på person eller företag
• kontaktuppgifter
• adressuppgifter
• tidigare ärenden

Genom att använda kunder i systemet blir det enklare att följa upp ärenden, se historik och hantera kommunikationen med den aktuella kunden.

Hantera kund

Hitta kund

Du hittar kund genom att klicka på Administration på huvudsidan och därefter på Kund i administrationsmenyn, där du kan lägga till eller redigera kund.

Översikt

Kunder visas i en tabell med fritextsökning och möjlighet att sortera på valfri kolumn.

Lägg till eller redigera kund

Klicka på en befintlig kund i listan ovan eller på knappen ”Ny kund”.

Här kan man göra följande:

• Namn på kund
  Ange kundens namn, till exempel företagets namn.
• Grupp
  Här kan du placera kunden i en kategoriseringsgrupp för att göra det enklare att sortera och organisera kunder. (Frivilligt)
• Register
  Här kan du välja ett register som är kopplat till kunden.
  Till exempel kan ett register användas om kunden har flera avdelningar eller platser. Då kan dessa väljas i ärendefönstret, till exempel Avdelning 1 eller Rum 2.
• Adress
  Ange kundens adress.
• Postnummer
  Ange kundens postnummer.
• Ort
  Ange orten där kunden finns.
• E-post
  Ange kundens e-postadress.
• Telefon
  Ange kundens telefonnummer.
• Kontaktperson
  Här kan du ange en kontaktperson hos kunden.
• Kundnummer
  Ett internt nummer som kan användas för att identifiera kunden i systemet.
• Org.nr
  Ange organisationens organisationsnummer.
• Prislista
  Här kan du välja vilken prislista som ska gälla för kunden.

Kategori koppling

Här kan du välja vilka kategorier som ska vara tillgängliga för kunden.

Som standard är kunden kopplad till alla kategorier. Om du klickar på switchen kan du istället välja specifikt vilka kategorier kunden ska vara kopplad till.

Kategorier som kunden inte ska vara kopplad till ska ligga under Valbara.
De kategorier som kunden ska vara kopplad till flyttas till Valda.

Använd pilarna för att flytta kategorier mellan listorna. Man kan markera flera samtidigt.

Du kan markera flera kategorier genom att hålla in CTRL när du klickar på kategorinamnen, på detta sätt slipper du flytta över en i taget. Det går också bra att markera första kategorin i listan och sedan hålla in SHIFT och då markera den sista i listan (på så sätt markeras alla kategorier). Även CTRL + A går att använda för att markera alla om du har fokus i listan.

Automatisk registrering av ärenden via e-post

• Kategori
  Här väljer du vilken kategori som automatiskt ska tilldelas ärenden som skapas för kunden.
  Exempel: Felanmälan, Support, Annat.
• Ärendeklass
  Här väljer du vilken ärendeklass som automatiskt ska tilldelas ärenden som skapas för kunden.
  Exempel: Låg prioritet, Hög prioritet, Mycket hög prioritet.
• Ärendestatus
  Här kan du välja vilken status nya ärenden för kunden ska få.
  Exempel: Nytt ärende, Hanteras, Avslutat ärende.

E-postfilter (POP3)

Inställningarna har alltid företräde framför eventuella specificerade filter och gäller för alla POP3-konton som kontrolleras.

All e-post som skickas till de angivna e-postadresserna eller domänerna kommer automatiskt att registreras på den valda kunden med angiven kategori, klass och status.

Du kan ange:

• en enskild e-postadress (t.ex. person@foretag.se)
• en hel domän (t.ex. *@foretag.se)

Det går även att ange flera adresser eller domäner genom att separera dem med kommatecken.

Radering

En raderad kund går inte att återställa utan support direkt från oss. Kontakta oss om ni har raderat en kund av misstag så hjälper vi er.

Användning i ärenden

Kund

Här kan du välja vilken kund ärendet ska kopplas till.
Klicka på dropdown-menyn Kund och välj den kund som ska hantera eller vara kopplad till ärendet.