Vad är aviseringar?
Systemet har en funktion för automatiska aviseringar via e-post eller SMS som skickas i samband med att ett ärende skapas.
Det vanligaste användningsområdet är att informera användare om att ett nytt ärende finns att hantera i systemet, genom att skicka en avisering via e-post och/eller SMS.
Ni kan skapa flera olika aviseringsrutiner där ni till exempel anger vilka kunder, kategorier eller ärendeklasser som ska omfattas av en viss rutin. Det går även att datum- och tidsstyra när en aviseringsrutin ska vara aktiv.
En avisering sker endast för ärenden som skapas med statusen ”Nytt ärende”.
Om ett ärende skapas med en annan status kommer ingen avisering att skickas.
Hantera aviseringar
Hitta aviseringar
Du hittar aviseringar genom att klicka på Administration på huvudsidan och därefter på Aviseringar i administrationsmenyn, där du kan lägga till eller redigera aviseringar.
Lägg till eller redigera aviseringar
Här kan du göra fäljande:
- Beskrivning
Ange ett tydligt internt namn för aviseringsinställningen så att den enkelt kan identifieras och ändras vid behov. - Kund, kategori och ärendeklass
Välj en eller flera, eller markera Alla. Valen avgör för vilka ärenden aviseringen ska gälla. - Avancerat urval
Aviseringen kan filtreras ytterligare utöver kund, kategori och ärendeklass. Klicka på Visa/Dölj för att öppna fler filtreringsalternativ. - Begränsning av tid/datum för avisering
Här kan ni ange under vilka tider och datum aviseringen ska vara aktiv. - Tilldela hanteras av
Om ni vill att en användare automatiskt ska tilldelas nya ärenden kan det anges här. - Mottagare
Här lägger ni till en eller flera mottagare av e-post- och/eller SMS-aviseringen.
Observera att ni inte behöver lägga till samma person som redan är vald under Tilldela hanteras av om Avisera hanteras av (e-post) är markerat.
Välj även om aviseringen ska skickas via e-post, SMS eller båda. - Makro
Här kan ni välja att köra ett makro när aviseringen inträffar. Detta gör det möjligt att automatisera olika händelser när nya ärenden skapas. Läs mer om makron här. - Makroanvändare
Om ett makro används kan ni ange vilket användarkonto som makrot ska köras som. Detta kan krävas för vissa makrohändelser.