UE/UL-modul

Med UE/UL-modulen kan ni skicka ärenden till en eller flera externa parter som t.ex. en underentreprenör, underleverantör eller någon i er organisation som saknar en egen Summera-inloggning. Varje tilldelad UE får en unik länk till ärendet där dom kan se ärendeinformation, se bifogade filer, läsa tidigare uppföljning, utföra checklistor samt se sina andra tilldelade ärenden och även avslutade ärenden. Länken kan skickas via e-post och/eller SMS. Har ni inte modulen i ert Summera Support-konto så kan ni kontakta oss för aktivering.

Benämningen UE kan ändras till valfritt. Många använder t.ex. UL eller Extern part istället. Återkoppla till oss om ni vill ändra benämningen i ert system.

Tilldela UE/UL

När ni hämtar UE från kontaktregistret som fylls uppgifterna i automatiskt. För att enklare hitta kontakter kan ni använda taggar och tagga kontakterna inom deras verksamhetsområde. T.ex. Elektriker eller Hisstekniker.

Skicka ärendelänken

1. Skicka ärendet via SMS till angivet mobilnummer (vi kan ändra mallen med vilken text som ska finnas i SMS:et).
   
2. Skicka ärendet via E-post. E-post-mallen kan utformas med den information som ni behöver skicka och automatiskt hämta information från ärendet eller från kundkortet. Det går även bra att manuellt ändra texten i ett individuellt utskick.
   
3. Öppna UE-länken (samma länk som skickas via 1 och 2).
4. Ändra uppgifter eller radera kontakten från aktuellt ärende.

Hantering av ärendet för UE/UL

1. Generell ärendeinformation. Här finns grunduppgifter om ärendet, telefonnummer och kartpositioner är klickbara för snabb hantering. Vi kan styra vilka fält som ska finnas här och även hämta fält från kund-/adresskortet.
2. Bifogade filer i ärendet. Som standard så blir filer man lägger till som interna (enbart synliga för UE och systemanvändare, alltså inte för kontaktpersonen/kunden i ärendet). Även interna filer visas. Vi kan ändra denna inställning om så önskas.
3. Statuslogg. Här syns alla statusändringar som skett i ärendet samt datum/tid dom skett.
4. Uppföljningar. Här kan UE se alla skriva uppföljningar som är skrivna, båda av er och av kunden. Som standard ser UE även interna uppföljningar.
5. Skriv uppföljning. Precis som med filer så blir uppföljningar som skrivs som standard interna (enbart synliga för UE samt systemanvändare, inte för kunden). Vi kan dock öppna upp så UE kan rikta uppföljning både till er som systemägare och direkt till slutkunden. Se exempel nedan.
   
6. Visning av andra ärenden. Här ser UE andra ärenden som skickats till dom (till samma e-postadress. Även stänga ärenden kan visas genom att klicka på stänga ärenden. Med andra ord kan UE från valfri länk också visa sina andra ärenden.
7. Funktionsknappar. Högst upp på UE-länken kan vi bygga anpassade knappar som UE kan klicka på. Dessa kan t.ex. vara Kvittera ärendet eller Slutför ärendet. Knapparna kör ett makro som t.ex. kan ändra status för ärendet samt avisera hanteras av. Knapparna kan villkoras beroende på t.ex. vilken status ärendet har eller en speciell klass, på så sätt kan vi bygga upp ett flöde för hur ärenden hanteras av UE. Kontakta oss så kan vi hjälpa till att konfigurera dessa knappar och tillhörande makron.
   

Skicka uppföljning till UE/UL

När UE/UL-modulen är aktiverad finns en extra rad när ni skriver uppföljningar i systemet. Som standard kan ni skicka både publika och interna uppföljningar ni skriver till tilldelade UE. Ni kan alltså välja om kunden ska se det ni skriver till en UE eller inte. Med intern uppföljning kan ni ha en separat konversation (om UE:s uppföljningar blir interna) med UE som kunden inte ser.

I uppföljningsmailet som går till UE är alltid UE-länken med. Ni kan alltså direkt skriva en uppföljning till UE efter den är tilldelad och behöver inte skicka ut länken till UE som beskrivet i Skicka ärendelänken här ovan.